ANÁLISE GERAL DO CENÁRIO
Equipes Envolvidas: Suprimentos, Financeiro, RH, Fiscal/Contábil, Gestores de Projeto
🔍 O diagnóstico identificou falhas de Processos distribuídas em 5 áreas críticas da organização, com foco em processos, controles internos e gestão de informações financeiras.
Principais Descobertas:
- Gestão de Compras não padronizada: Alto volume de compras emergenciais diárias sem critérios claros
- Ausência de Controles Financeiros: Falta visibilidade de Orçado X Realizado por projeto, Fluxo de Caixa
- Processos Manuais: Apontamentos em Excel, fluxo de caixa não projetado
- Acúmulo de Responsabilidades: Gestores sobrecarregados
- Falta de Documentação: Ausência de procedimentos operacionais, manuais e organograma formal
COMPRAS E SUPRIMENTOS
Ocorrem diariamente em volume considerável, sem definição clara do que é realmente "emergencial". Muitas são alegadas como críticas, mas não são urgentes de fato.
Sem estabelecimento de:
- Procedimentos por atividade a executar
- Lista de materiais e serviços necessários
- Checklist de materiais por projeto
- Estoque mínimo nos almoxarifados
Não há diagnóstico estruturado de erros de programação de compras ou relação de compras por categoria de materiais e projeto.
CONTRATOS E PLANEJAMENTO
Existem planilhas detalhadas de composição de custo e orçamento para licitação, mas não há link/integração do comparativo entre planejado e realizado por contrato.
Vinícius, Eduardo e Moreno — que precisam ser consultados para diagnóstico mais preciso.
Não há documentação padronizada com:
- Procedimento para cada atividade a executar
- Lista de materiais e serviços a contratar
- Checklist de materiais/serviços utilizados
Estrutura de Gestão:
Gestores de Projeto por unidade são responsáveis pela administração geral, incluindo controle de lucratividade mensal. Possuem Auxiliar Administrativo e devem "saber tudo".
Sistema Implantado Recentemente: PCGP (Premiação) — para incentivo de desempenho.
FINANCEIRO
Não há ferramenta automatizada de sistema corporativo ou busca de NFs para controle integrado de compras e pagamentos.
Todos os pagamentos são efetuados manualmente pela Jane, com base nas informações do fluxo de compras do Monday.com — criando gargalo operacional.
Muitas compras emergenciais ocorrem sem controle efetivo técnico da real necessidade ou urgência.
Não há informação interna sobre lucratividade dos contratos dos clientes (comparação Realizado X Orçado) e geral da empresa.
Deficiências Estruturais:
- Falta de padronização nos processos
- Fluxo de caixa não projetado
- Sistema Monday.com utilizado, mas sem integração de dados automática
RECURSOS HUMANOS
Monyque (RH) realiza emissão de Notas Fiscais para clientes — atividade que deveria ser responsabilidade do financeiro/administrativo.
Apontamentos mensais de horas/atividades são efetuados manualmente em planilhas, sujeitos a erros e desvios, gerando folha de pagamento posterior no escritório contábil.
Faltam:
- Organograma formal (ainda precisa ser revisado)
- Descrição de cargos e responsabilidades
- Manuais de procedimentos e benefícios
Gestores operacionais acumulam múltiplas responsabilidades e precisam delegar tarefas para focar em gestão. Não há definição de backups ou rotatividade.
Lacunas de Gestão de Pessoas:
- Ausência de plano de carreira
- Programa de benefícios não documentado
- Procedimentos para uso de carro e viagens não formalizados
- Mapeamento de contingências trabalhistas e ambientais ausente
FISCAL / CONTÁBIL
DRE, Balanço e lucratividade por Centro de Resultados são gerados apenas pelo escritório de contabilidade externo — sem acesso ou visibilidade interna da empresa.
Não há controle de apuração dos impostos pagos pela empresa, impossibilitando análise de tributação otimizada.
CNDs e contingências fiscais existentes não foram verificadas ou documentadas.
Dependência Externa:
Toda elaboração de informações contábeis e fiscais é realizada por escritório externo, sem sistema ou processo interno que permita à empresa ter visibilidade em tempo real.
⚠️ CRÍTICO: A empresa não possui informação interna consolidada sobre seu desempenho financeiro e sua posição fiscal.
AÇÕES RECOMENDADAS
🚀 CURTO PRAZO (0-4 semanas)
Objetivo: Estabelecer definição clara e objetiva do que constitui uma compra/serviço "emergencial".
Escopo:
- Classificação de ocorrências imprevistas (quebra de equipamento, bloqueio de serviço, risco contratual)
- Critério: "Vai parar o serviço e há risco de descumprir contrato?"
- Documentar em procedimento formal
Objetivo: Criar controle de aprovação para compras emergenciais.
Escopo: Exigir mínimo 3 assinaturas para emergências: Gestor de Projeto + Responsável de Suprimentos + Área Financeira
Objetivo: Padronizar materiais/serviços necessários por atividade/projeto.
Escopo: Desenvolver checklists estruturados que equipes levem à obra para validação antes de executar atividade.
AÇÕES RECOMENDADAS
📈 MÉDIO PRAZO (4-10 semanas)
Objetivo: Criar visibilidade de execução financeira por contrato e projeto.
Escopo:
- Planilha de controle comparativo (ou integração com Monday.com)
- Análise mensal de variações
- Dashboard para gestores acompanharem lucratividade em tempo real
Objetivo: Planejar entrada/saída de recursos para os próximos períodos.
Escopo: Criar projeção mensal de caixa com base em contratos, recebíveis e pagáveis.
Objetivo: Eliminar erros e agilizar folha de pagamento.
Escopo: Implementar sistema ou planilha estruturada que alimente diretamente contabilidade.
AÇÕES RECOMENDADAS
🎯 LONGO PRAZO (10-16 semanas)
Objetivo: Definir claramente responsabilidades e estrutura.
Escopo: Mapear toda hierarquia, descrever cargos, responsabilidades e competências necessárias.
Objetivo: Reter talentos e motivar equipe.
Escopo:
- Definir plano de desenvolvimento por cargo
- Documentar benefícios formalmente
- Criar rotatividade de funções e backups
Objetivo: Medir rentabilidade real por projeto/cliente.
Escopo: Estruturar centros de custo, receita e resultado por unidade de negócio para análise de performance.
💡 NOTA: Ainda há necessidade de entrevistas complementares com Vinícius, Eduardo e Moreno para detalhar processo de execução de contratos.
CENÁRIO ALTERNATIVO
📊 Próximas Ações (Caso ERP Contratado)
🎯 Curto Termo (Imediato)
1. Designar Responsável: Nomear gerente de projeto ERP (interno) + estrutura de governança
2. Levantar Requisitos: Detalhar com equipes (Financeiro, Compras, RH) escopo técnico
📈 Médio Termo (Próximas Semanas)
3. Pesquisar Soluções: Avaliar ERPs com experiência em construção/projetos (integração completa de módulos)
4. Solicitar Propostas: Contactar 3-4 fornecedores/integradores para apresentação e cotação
5. Análise Financeira: Validar orçamento e payback esperado
🔧 Longo Termo (Preparação)
6. Implementar Controles Base: Executar ações curto/médio prazo do diagnóstico em paralelo (não esperar ERP)
7. Preparar Infraestrutura: Validar capacidade de TI, segurança de dados, backup e disaster recovery
8. Comprometer Equipe: Comunicar mudanças esperadas, iniciar capacitação progressiva, designar power users
⚠️ IMPORTANTE: Implementação de ERP exige dedicação (20-30%) da equipe e sucesso depende de mudança organizacional bem conduzida.